Marca la diferencia con organización

La organización no es algo exclusivo de las grandes empresas, sus beneficios pueden ser aprovechados por negocios pequeños y medianos, y por proyectos personales de diversa índole

Marta I. Seco

Por Marta I. Seco

Fundamentalmente, la organización es planificación y coordinación de los recursos disponibles. Consiguiendo así, optimizar su utilización para orientar todos los esfuerzos al logro de los objetivos que nos hemos marcado. 

Lo ideal es comenzar la organización de tu negocio desde que se empieza a forjar la propia idea de negocio, pero nunca es tarde para empezar a mejorar. Y más adelante veremos que, en la práctica, es una tarea continua, ya que tanto las circunstancias externas como las condiciones internas y los objetivos de negocio van a evolucionar, y por tanto la organización de tu negocio o empresa deberá ir amoldándose a todo ello.

¿Necesito organización en mi negocio?

MIS Proces te ayuda en la organización de tu negocio

Aunque es obvio que la carga de trabajo para organizar un negocio será mayor cuanto más grande y complejo sea, es también innegable que es recomendable para cualquier tipo de negocio, independientemente de su actividad, tamaño, número de empleados, complejidad,…

Hasta los proyectos más pequeños necesitan estar organizados para un óptimo funcionamiento.

Si en tu negocio estás sólo tú, es vital que ordenes y planifiques tu tiempo y coordines tus recursos y medios para poder realizar todas las tareas de la mejor manera posible. 

De este modo podrás orientar todos tus esfuerzos a lograr aquellas metas que te has propuesto (profesionales y también personales). Y eso es precisamente organizar tu negocio.

Para un negocio con varios colaboradores, lo anterior es igualmente aplicable, pero además la organización ayudará a coordinar y aunar esfuerzos en la misma dirección.

La organización se puede traducir como una forma ordenada y estructurada de realizar todas las actividades necesarias para poder darle continuidad a un proyecto o negocio (sea de la índole que sea, incluso ). 

Y es propia para cada negocio en particular, dado que debe basarse en los recursos disponibles en cada caso, el modelo de negocio, los objetivos y por supuesto sus valores.

¿En qué consiste organizar un negocio?

La organización de un proyecto profesional, requiere poner la vista en el corto plazo pero también en largo plazo, lo que implica además, tener una alta de capacidad de adaptación para ir ajustando el plan inicial a las circunstancias cambiantes.

Antes de comenzar con la planificación y estructura del negocio es necesario que tengas perfectamente claros:

Y sí, efectivamente, la organización de un proyecto o negocio evoluciona con él, por tanto, no se puede considerar una tarea de puesta en marcha. Si adicionalmente quieres poner el principio de la mejora continua como base, será una tarea recurrente que acompañará a toda la vida de tu proyecto.

Ventajas de tener un negocio organizado

MIS Proces_Marca la diferencia con organización en tu negocio

La principal ventaja sin duda es que el objetivo de tu empresa, proyecto o negocio, la gran meta que te has propuesto conseguir y sus valores , estarán siempre presentes, hasta en las tareas más pequeñas. Y veremos que la organización basada en la mejora continua elimina todo aquello que realmente no aporte algún tipo de valor.

Si tienes claro cómo afrontar las tareas del día a día, tendrás una mejor reacción para actuar ante las cosas inesperadas que puedan surgir: la gestión de los imprevistos no será siempre una crisis.

Te permitirá anticiparte a posibles problemas que puedan aparecer, porque un efecto de tener un negocio organizado es la disponibilidad de información, y la mayor facilidad para analizarla. Y ésta es una herramienta poderosa para la toma de decisiones, para establecer estrategias de medio y largo plazo y también para la detección de desviaciones respecto a la planificación.

Sabiendo que tienes tu negocio organizado, tendrás un mayor control, y por tanto mayor tranquilidad sabiendo que no se te está quedando nada sin hacer por olvido o desconocimiento.

Las horas de trabajo que dediques a tu negocio serán, en la práctica, más productivas. No dedicarás tiempo a saber qué debes hacer y cómo hacerlo cada vez que te enfrentes a ciertas tareas, porque ya las habrás planificado y definido. “Sólo” tendrás que hacerlo. No quiero decir que no vayan saliendo nuevas tareas, retos, objetivos… me refiero a que el día a día de tu negocio lo tendrás muy claro, y en consecuencia tendrás más tiempo para tratar lo nuevo. 

Te dará la sensación de que tu recurso principal, el tiempo, se estira, ya que una buena organización mejora de forma directa la eficiencia, y por tanto cada inversión que realices será sin duda más productiva.

Cuando comiences a notar los efectos de la organización, consecuencia de todo lo anterior, notarás un menor nivel de estrés y un  incremento de motivación.

Y en la práctica, ¿cómo se traduce esto de organizar mi negocio?

Creo que era necesario explicar bien el porqué cualquier emprendedor ha de pensar “quiero tener un negocio organizado”, pero estoy segura que te estás planteando… ¿y ahora cómo aterrizo todo esto?

Desde mi punto de vista, la mejor manera de conseguir todo lo que he contado antes, es a través de los procesos, que estén bien coordinados y adaptados a las circunstancias y necesidades de cada negocio. Y unos procedimientos bien definidos.

Si tienes los procesos y los has documentado en procedimientos que contengan toda la información necesaria para que tú o tus colaboradores podáis desarrollar las distintas tareas, ya tienes una gran parte del camino hecho.

Además, si consigues crear manuales y plantillas para todas aquellas tareas que merezca la pena, de forma que no pierdas tiempo cada vez en pensar “cómo hice esto la última vez…?”, eso te permitirá ahorrar muchos pequeños y valiosos momentos.

Para mí, la mejor manera de hacer esto, de implantar la mejora continua en tu negocio, no es reservar un día entero en tu agenda para dedicarte a ello. Es más bien dedicar a cada tarea que planifiques un tiempo extra para elaborar esa plantilla, esos cálculos automatizados o ese procedimiento que os ayudará en el futuro. Es pues una tarea recurrente que deberás incorporar en tu rutina de trabajo.

Exactamente esto es lo que quiero ir contando en este pequeño rincón. Aquí explicaré formas prácticas  de mejorar la organización y por tanto la eficiencia. Serán fórmulas que cualquier persona independientemente de su formación podrá ir implantando en el día a día de su negocio. Y serán  opciones que ya he implantado durante mi experiencia profesional y de voluntariado en otros proyectos o negocios, y por tanto sé que ayudan y funcionan.

Un ejemplo práctico donde aplicarlo

Uno de los casos claros en los que puedes comenzar a aplicar esto, es para la realización del presupuesto inicial y anual. Es una tarea que no realizas todos los días, así que de año en año, puede que te cueste recordar cómo lo hiciste la última vez. Aquí es donde lo anterior puede ayudarte:

En este espacio os propondré distintas plantillas de presupuesto (y otras tareas de gestión) donde se aplica todo lo anterior.

El presupuesto es sólo una parte de la gestión de un negocio, pero si aplicas los básico de este ejemplo a otras tareas, seguro que pronto verás resultados positivos en la eficiencia de la gestión de tu empresa.

 

Sobre M.I.S. Proces

Tengo más de 20 años de experiencia en pequeños y grandes proyectos.

Soy una profesional, íntegra, comprometida e implicada en los proyectos que asumo.

Tras diferentes experiencias en distintas empresas, países y posiciones conozco todas las áreas de un negocio o empresa.

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